Nachweisgesetz

Seit dem 1.8.2022 gelten gelten im Nachweisgesetz verschärfte Anforderungen. Hintergrund ist die Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen. Danach haben alle Arbeitnehmer Anspruch auf schriftliche Information darüber, für wen, wo und unter welchen Bedingungen sie arbeiten. Arbeitgeber müssen die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach § 2 NachwG nachweisen. Seit dem 1. Januar 2025 kann der Nachweis grundsätzlich in Textform (§ 126b BGB) übermittelt werden, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. 

Nach § 2 NachweisG sind insbesondere folgende Angaben erforderlich:

• Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer,
• Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
• vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung,
• Arbeitsort bzw. Hinweis auf wechselnde Einsatzorte,
• Bezeichnung oder allgemeine Beschreibung der Tätigkeiten,
• Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts einschließlich aller Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen, usw.,
• Fälligkeit des Arbeitsentgelts,
• vereinbarte Arbeitszeit,
• Dauer des Jahresurlaubs,
• Kündigungsfristen,
• Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen.

Zusätzlich ist bei einer geringfügig entlohnten Beschäftigung anzugeben, dass der Arbeitnehmer auf die Rentenversicherungspflicht verzichten kann, und ob er dies getan hat.

Zur Erleichterung der Nachweispflicht ist es dem Arbeitgeber gestattet, zu einzelnen Punkten auf anwendbare gesetzliche oder kollektivrechtliche Vorschriften zu verweisen. Empfehlensert ist dennoch, die wesentlichen Bestimmungen schriftlich zu dokumentieren und im Betrieb zugänglich zu machen (in Papierform oder digital).

Der Hinweispflichtenkatalog wurde seit 1.8.2022 ergänzt durch die folgenden zusätzlichen Pflichten:

• Vergütung von Überstunden,
• Arbeit auf Abruf: Benennung des Zeitrahmens und Frist für Mitteilung der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber,
• Kündigungsverfahren: Schriftformerfordernis, Kündigungsfristen, Klagemöglichkeit,
• Ruhepausen (Lage und Dauer),
• ggfls. die Wahlmöglichkeit des Arbeitsortes,
• mögliche Fortbildungsmaßnahmen,
• eine mögliche betriebliche Altersversorgung (bAV),
• zusätzliche Hinweispflichten ergeben sich bei Entsendung.

Für Praktikantenbeschäftigungen, die unter § 22 Abs. 1 MiLoG fallen, gelten nach § 2 Abs. 1a NachwG besondere Nachweispflichten. Der Arbeitgeber muss die wesentlichen Vertragsbedingungen unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrags, spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit, schriftlich niederlegen, unterzeichnen und dem Praktikanten aushändigen. Eine Übermittlung in Textform genügt nicht.

Dazu gehören u.a.:

• der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
• die mit dem Praktikum verfolgten Lern- und Ausbildungsziele,
• Beginn und Dauer des Praktikums,
• Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit,
• Zahlung und Höhe der Vergütung,
• Dauer des Urlaubs,
• ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Praktikumsverhältnis anzuwenden sind.

Im Zuge des Bürokratieentlastungsgesetzes IV wurde auch § 11 BBiG geändert. Seit dem 1. Januar 2025 ist es grundsätzlich möglich, Berufsausbildungsverträge in Textform abzufassen und elektronisch zu übermitteln. Die Vertragsabfassung muss für die Auszubildenden speicher- und ausdruckbar sein; der Empfang ist nachzuweisen. Die Regelung gilt auch für Änderungen von Berufsausbildungsverträgen.

Verstöße gegen das Nachweisgesetz können nach § 4 NachwG mit einer Geldbuße bis zu 2.000 Euro geahndet werden. Schadenersatzansprüche des Arbeitnehmers sind möglich, beispielsweise wenn der Arbeitgeber nicht auf einen im Betrieb anwendbaren Tarifvertrag hinweist, in dem eine Ausschlussfrist enthalten ist. 

Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde zum 1. Januar 2025 die Textform für den Nachweis wesentlicher Arbeitsbedingungen grundsätzlich zugelassen. Ausnahmen gelten insbesondere für Beschäftigte in den in § 2a Abs. 1 SchwarzArbG genannten Branchen sowie für Praktikanten nach § 2 Abs. 1a NachwG. Der Koalitionsvertrag 2025 sieht vor, Schriftformerfordernisse im Arbeitsrecht weiter abzubauen. Eine darüber hinausgehende allgemeine Digitalisierung der Nachweisführung ist damit noch nicht gesetzlich umgesetzt.