Unbedenklichkeitsbescheinigungen wurden bislang in der Regel papiergestützt von den Arbeitgebern beantragt und in gleicher Form von den Einzugsstellen ausgestellt. Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz wird zum 01.01.2024 ein elektronisches Antrags- und Ausstellungsverfahren für Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen geschaffen.
Elektronisches Verfahren ab Anfang 2024
Ab 01.01.2024 beantragen Arbeitgeber die Unbedenklichkeitsbescheinigungen elektronisch über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe bei den betroffenen Einzugsstellen. Die Einzugsstellen melden das Ergebnis der Prüfung des Antrags auf Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung unverzüglich nach Eingang des Antrags elektronisch mit einem Datensatz an den antragstellenden Arbeitgeber zurück. Der Datensatz enthält dann entweder die Unbedenklichkeitsbescheinigung oder die Ablehnung.
Es gibt zwei Arten von Unbedenklichkeitsbescheinigungen, die über das elektronische Verfahren ausgestellt werden können:
- Die qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung setzt voraus, dass der Arbeitgeber die gegenüber der Einzugsstelle obliegenden Beitragsnachweis- und -zahlungspflichten rechtzeitig und vollständig erfüllt hat. Dazu sind die Verhältnisse zum Zeitpunkt der Ausstellung der Bescheinigung und für einen Zeitraum von in der Regel sechs Monaten zuvor maßgebend.
- Die einfache Unbedenklichkeitsbescheinigung wird ausgestellt, wenn aktuell zwar keine Beitragsrückstände bestehen, aber die Beitragsnachweis- oder -zahlungspflichten in der Vergangenheit unregelmäßig erfüllt worden sind.
Die Unbedenklichkeitsbescheinigung kann über das neue maschinelle Meldeverfahren einmalig oder im Abonnentenmodell angefordert werden. Bei Wahl des Abonnentenmodells entscheidet der Arbeitgeber, dass Unbedenklichkeitsbescheinigungen automatisiert ohne erneuten Antrag in einem bestimmten Turnus ausgestellt werden sollen. Dabei stehen eine monatliche, vierteljährliche oder halbjährige Ausstellung der Bescheinigungen zur Auswahl.