Als eine der ersten Krankenkassen in unserer Größe haben wir uns mit dem Thema digitaler Posteingang (Inputmanagement) beschäftigt und die Einführung vieler weiterer digitaler Projekte forciert. „Safety first“ – selbstverständlich sind dabei unsere externen Dienstleister nur Premiumanbieter. Die BKK, da können Sie sicher sein, bewegt sich nicht in Grauzonen und führt nur Maßnahmen ein, die ausdrücklich im elektronischen Leitfaden des Bundesversicherungsamts (BVA) als erlaubt gelten.
Bei unseren Überlegungen haben wir alle Seiten beleuchtet:
den Status quo analysiert, den Datenschutz und die Revisionssicherheit geprüft, aktuelle Prozesse durchleuchtet, Personaleinsatz geplant, Abläufe angepasst und natürlich auch die Philosophie der BKK Faber-Castell & Partner nicht außer Acht gelassen. Wir wollen den digitalen Fortschritt nutzen, aber natürlich immer im Hinblick darauf, noch mehr Zeit für unsere Versicherten und ihre individuelle Beratung zu haben. Alle neuen Projekte sind nicht im Sinne von Rationalisierung eingeführt, sondern minimieren Fehlerquellen und schaffen Zeitressourcen – wichtige Grundvoraussetzungen für mehr Service für unsere Versicherten.
Unsere Digitalisierungsprojekte:
Telefonanlage und Homepage
Eine neue, moderne Telefonanlage, die im Laufe des Jahres eingeführt wurde, erleichtert nun die telefonische Erreichbarkeit unserer Mitarbeiter. Unsere Homepage wurde technisch und inhaltlich überarbeitet und hält viele Informationen für Sie bereit.
Elektronisches Archiv
Zum 01.07.2017 haben wir ein elektronisches Archiv realisiert. Dort werden alle ausgehenden Dokumente digital abgelegt. In naher Zukunft werden dort auch alle eingehenden Post-Dokumente in der Versichertenakte zu finden sein.
Die Ablage in Ordnern fällt damit weg und der Zugriff auf Dokumente wird erleichtert. Nachfragen von Versicherten können so direkt und noch schneller beantwortet werden.
Outputmanagement
Die Einführung des Zentraldrucks, ebenfalls zum 01.07.2017, Outputmanagement genannt, beschleunigt Arbeitsprozesse. Postsendungen werden automatisch zusammengefasst und eine digitale Augenprüfung ist möglich. Hier wird neben den Vorteilen für den Service auch eine Portoersparnis generiert. Die BKK konzentriert sich auf ihre Kernaufgabe und überlässt das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Versenden Spezialisten für diesen Geschäftszweig.
Digitalisierung des Posteingangs
Täglich erreichen uns Tausende von Briefen, die, wie Sie sich vorstellen können, in Papierform intern für viel Aufwand sorgen. Da wird verteilt, kopiert, abgelegt, wieder vorgelegt, gesucht und weitergeleitet. Zum 01.12.2017 gibt es auch hier grundlegende Verbesserungen, die schon im ersten Quartal 2018 spürbar werden.
Wir halten Sie auf den Laufenden.