Die Grundlage für den Einzug der Sozialversicherungsbeiträge und der Umlage(n) zur Umlageversicherung von Arbeitgebern ist bei den Krankenkassen das sogenannte Arbeitgeberkonto. Bei der erstmaligen Meldung zur Datenerfassung (DEÜV-Meldung) eines Arbeitnehmers durch einen Arbeitgeber, für den bei der jeweiligen Krankenkasse noch kein Arbeitgeberkonto besteht, wurden bis Ende 2022 von den Krankenkassen Fragebögen in Papierform versendet, um alle erforderlichen Daten für ein neues Arbeitgeberkontos einzuholen. Seit 1. Januar 2023 erfolgt dieser Prozess elektronisch. Die elektronische Anforderung kann darüber hinaus auch erfolgen, wenn im ersten eingehenden Beitragsnachweis eine Betriebsnummer angegeben ist, unter der kein aktives Arbeitgeberkonto besteht.
Die elektronische Anforderung der Daten erfolgt im Rahmen des inzwischen etablierten Qualifizierten Meldedialogs. Hierzu wurde im Datensatz Krankenkassenmeldung (DSKK) ein neuer Abgabegrund 06 ("Anforderung Arbeitgeberdaten") aufgenommen. Die Rückmeldung der notwendigen Angaben erfolgt mit dem neuen Datensatz Arbeitgeberkonto (DSAK) mit Abgabegrund 01 ("Rückmeldung zur Anforderung"). Arbeitgeber können in diesem Prozess ebenfalls direkt für die fälligen Beiträge ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen. Die Ermächtigung für den Einzug der Beiträge kann elektronisch auch erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Ein Widerruf des SEPA-Lastschriftmandats muss allerdings weiterhin schriftlich erfolgen. Für neue wie auch bereits vor dem 1. Januar 2023 bestehende Arbeitgeberkonten werden auch Änderungen über dieses elektronische Meldeverfahren übermittelt. Hierfür sieht der Datensatz Arbeitgeberkonto (DSAK) den Abgabegrund 02 ("Änderungsmeldung") vor.
Die elektronische Übermittlung der Daten läuft über das Gehaltsabrechnungsprogramm oder alternativ über die Anwendung sv.net. Den Softwareanbietern wurde eine Übergangsfrist eingeräumt, das Verfahren erst zum 1. Juli 2023 unterstützen zu müssen. Insofern sind im ersten Halbjahr 2023 noch nicht alle Arbeitgeber in der Lage, die Anforderungen der Daten softwareseitig zu verarbeiten. Bis dahin können noch übergangsweise die gewohnten Formulare in Papierform angefordert werden.